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A lo largo de la historia hubo 3 procesos transformadores: La Primera Revolución Industrial (1760-1840) comenzó con la máquina de vapor. La Segunda, en 1870, con la electricidad que fue empleada para mecanizar las fábricas y crear las líneas de montaje. La Tercera, a partir de 1970, con la electrónica y el mundo de las comunicaciones.
Y ahora… estamos enfrentando el nacimiento de la Cuarta Revolución Industrial, también conocida como Industria 4.0, que se orienta hacia la automatización total, es decir, que está marcada por avances tecnológicos emergentes, tales como la robótica, inteligencia artificial, computación en la Nube, computación cuántica, Internet de las Cosas (IoT) y mucho más.
Como resultado de este proceso, la Cuarta Revolución Industrial es una realidad que está empezando a impactar sobre las nuevas formas de producción, las nuevas formas de organización de las empresas y, sobre todo, a la recopilación, el manejo y el uso y transformación de la información.
En una definición simple, se podría decir que la “Transformación Digital” es la incorporación de nuevas tecnologías en las áreas de actuación de los negocios, cambiando sustancialmente su funcionamiento o sus productos, con algo que depende de los niveles de digitalización de la información. Sin embargo, este enfoque, más que un proceso de transformación digital, debe ser considerado como un proceso de digitalización.
De esta manera, debido al mal uso del término Transformación Digital, el incorporar nuevas tecnologías no implica un verdadero proceso de TD porque un verdadero proceso de Transformación Digital implica eso y mucho más…
Se podría resumir en que involucra la interdependencia de las funciones empresariales, los procesos, las personas, las actividades, los activos, los modelos y la información, es decir, la transformación digital influye en todos los aspectos de la empresa.
EL GRAN ENIGMA: ¿COMO ADAPTARSE?
Un Sistema de Información es un conjunto de componentes articulados con un fin, en el cual se procesa la información recibida con el propósito de generar una información determinada.
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SISTEMA DE INFORMACION |
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PRINCIPALES ELEMENTOS |
COMPUESTO POR |
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+ Datos |
+ Software |
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+ Recopilación |
+ Hardware |
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+ Almacenamiento |
+ Procesos |
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+ Preservación |
+ Personas |
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+ Acceso |
+ Datos |
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+ Entrega de información |
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En este nuevo contexto, una organización analógica no puede servir eficientemente a las economías ni a las sociedades digitales. La razón de ello es porque trabaja con operaciones cerradas, en donde el foco está en mejorar los procesos internos.
Por su parte, una organización digital, es todo lo contrario, es abierta y orientada por y para los usuarios, utiliza nuevos modelos de gestión y se trabaja únicamente en un ambiente digital dejando atrás la utilización del papel.
Sin embargo, las “empresas digitales” de hoy están a punto de asumir el mismo papel que las empresas analógicas, porque los negocios están entrando en un mundo nuevo denominado… el mundo de la Transformación Digital…
Y aquí se presenta la gran pregunta: ¿Cómo podrán las empresas de Gestión Documental atender a los clientes que trabajen en entornos totalmente digitales e inteligentes? ¿Qué tipo de servicios podrán ofrecerles?
Este tipo empresas, están adaptándose a los entornos inteligentes. Adaptan sus estrategias comerciales y de posicionamiento a los dispositivos móviles, ya que se estima que los usuarios buscan una respuesta inmediata, información detallada, confiabilidad y atención precisa.
Por ejemplo…
Las empresas que fabrican o venden los vehículos eléctricos que se mueven por sí solos siguiendo una ruta específica. Esto es posible gracias al “IoT”, a la Inteligencia Artificial y a la conectividad, entre otras herramientas tecnológicas. Es decir, son vehículos dotados de inteligencia propia. Pero además, son empresas que también pueden automatizar el proceso de venta mediante la realidad alternativa y así substituir el proceso de compra misma, realizando los trámites de cerrar el trato, realizar el pago y solicitar el envío del producto en forma virtual.
O quizás los puertos inteligentes, cuya evolución digital implica:
Puerto conectado… cuyas operaciones portuarias han alcanzado un elevado nivel de automatización, sustituyendo a la intervención humana. La tecnología fundamental es la sensorización.
Puerto inteligente… que utiliza una plataforma digital que capta información de los sensores y redes “IoT”, la procesa, la expone de forma visual, ayuda a tomar decisiones e incluso actúa; todo ello en tiempo real. Es decir, utilizando el Big Data y el Machine Learning.
Puerto 4.0… un concepto análogo al de la Industria 4.0, que incluye de ésta lo referido al flujo de información con el exterior. De esta forma, a la inteligencia del Puerto Inteligente se le añade aquí su papel como nodo en las redes de suministro, energía e información.
Definitivamente, es necesario comenzar a investigar y analizar cómo las empresas de Gestión Documental podrán adaptarse a los nuevos tiempos…
LA TRANSFORMACION DIGITAL…
Cuando se habla de Transformación Digital no se trata únicamente del uso de nuevas tecnologías, sino de un cambio cultural de las empresas, de las personas, de los procesos y del impacto de los datos y la información. Entre los componentes que integran la Transformación Digital, se encuentran los siguientes: estrategia, personas, organización, clientes, ecosistema, tecnología e innovación.
De esta manera, la Transformación Digital consiste en la reinvención de las empresas mediante el uso de la tecnología digital con el propósito de optimizar la forma en la que la organización se desempeña a todos los niveles. Implica una profunda transformación de las actividades que realiza, los procesos de trabajo, las competencias y el modelo de negocio entre otros aspectos. Sin embargo, no se puede negar la trascendencia del uso de las nuevas tecnologías porque, al final, es la tecnología la que hace la diferencia…
La tecnología será el instrumento que le permitirá mejorar el funcionamiento de la empresa, mejorar los productos y servicios que ofrece y fortalecer la experiencia de los clientes que adquieren sus productos y servicios, con el propósito de comprender cuáles son sus necesidades, cómo complacerlas y así poder medir su nivel de satisfacción.
En el futuro cercano, el mundo girará en torno a Internet y esto producirá un cambio total en la forma en que vivimos, trabajamos y nos divertimos. Eso significa una sentencia de muerte de los procesos de trabajo y de negocios tal como los conocemos y… también es una sentencia para el trabajo manual y para el papel.
El desarrollo de la tecnología 5G permitirá que las personas puedan acceder a una Internet con una alta velocidad para el procesamiento de datos. Además, la tecnología móvil permitirá acceder a una “realidad aumentada” mediante la proliferación de sensores inteligentes, cámaras, software, bases de datos, centros de datos, es decir, ese tejido que se está creando llamado el “Internet de las Cosas” (IoT), en donde todo estará conectado a la Web.
En este contexto, las empresas se verán obligadas a asumir los cambios que se están produciendo o conformarse con desaparecer del mercado. Hace algún tiempo, el MIT Center for Digital Business y Deloitte, realizaron un informe en el que indicaban que “los negocios digitales maduros están enfocados en la integración de tecnologías digitales, tales como social, móvil, analítica y nube, al servicio de la transformación de cómo se hacen los negocios. En cambio, los negocios menos maduros están centrados en solucionar problemas empresariales discretos con tecnologías digitales individuales”.
LAS NUEVAS TECNOLOGIAS…
Uno de los pilares fundamentales para la transformación será la implementación de tecnologías que permitan una mejor intercomunicación entre empleados, clientes y proveedores que permitan agilizar los diferentes procesos de producción. Algunas de estas herramientas digitales, también denominadas “habilitadores digitales”, son las siguientes:
+ Big Data: Es información de gran volumen, velocidad y variedad; requiere formas de procesamiento complejas que contemplan análisis estadístico, cuantitativo y cualitativo que permitan generar insumos para la toma de decisiones. Permite realizar análisis masivos e inteligentes de datos y su objetivo es conocer mejor al cliente para predecir lo que desea y así diseñar productos y servicios altamente personalizados.
+ Data Science: Utilizando tecnologías como el Big Data, permite analizar de forma predictiva, descriptiva y prescriptiva la información que aportan los datos masivos, facilitando de esta manera, la toma de decisiones dentro de las empresas.
+ Internet de las Cosas (IoT): Permite acceder a datos, facilitar la comunicación, las acciones y procesos empresariales mediante la interconexión de todos los dispositivos.
+ Impresión 3D: Permite crear físicamente los prototipos de un producto con cualquier material y tamaño y a un costo mínimo de producción.
+ Realidad mixta: Es la tecnología que combina la realidad virtual con la realidad aumentada. Permite integrar personas, lugares y objetos para crear prototipos virtuales.
+ Inteligencia artificial: Es una tecnología que pretende emular el comportamiento humano, para permitir que las maquinas puedan tomar ciertas decisiones estructuradas o rutinarias. Tendrá un alto impacto en el mundo de los negocios porque permitirá aprovechar el aprendizaje automático y continuo de las máquinas (machine learning), es decir, simulará la inteligencia humana basada en la experiencia, para rediseñar los procesos empresariales e innovar.
+ Machine Learning: Utiliza algoritmos complejos que usan diversas tecnologías y consiste en “entrenar” dichos algoritmos para automatizar tareas masivas (por ejemplo, la atención de usuarios en preguntas frecuentes).
EL RETO PARA LAS EMPRESAS DE GESTION DOCUMENTAL…
La Transformación Digital representa todo un reto para las empresas que ofrecen soluciones de gestión documental. En el surgimiento de este nuevo mundo, el manejo de la información digital será el centro de ese universo y el papel está prácticamente destinado a desaparecer o a minimizar su existencia.
La Gestión Documental es una herramienta al servicio de las empresas para apoyar su funcionamiento y asegurar la creación y gestión de los documentos y de la información. Por lo tanto, para continuar ofreciendo sus servicios, las empresas de gestión documental tendrán que asumir el nuevo paradigma tal como lo tendrán que hacer sus propios clientes.
Esto significa que tendrán que reinventarse y adaptarse a las necesidades que tendrán sus clientes. Al igual que ellos, tendrán que adoptar nuevas políticas, procesos y tecnologías, para así poder trabajar en los nuevos entornos digitales. De lo contrario, desaparecerán del mercado… tal como muchos de sus clientes.
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